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Einführung in das E-Invoicing

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Warum ist es wichtig, sich mit E-Invoicing vertraut zu machen?

Die Bedeutung von E-Invoicing nimmt weltweit zu, insbesondere in den Bereichen B2B- und B2G-Rechnungsstellung. Regierungen weltweit treiben diese Entwicklung voran, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Als Folge davon schreiben die Gesetzgeber zunehmend die Verwendung von E-Invoicing für Unternehmen in B2B- und B2G-Transaktionen vor.

Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse den Anforderungen entsprechen, um elektronische Rechnungen rechtskonform auszustellen und zu empfangen. Insgesamt bietet die elektronische Rechnungsstellung viele Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse zu optimieren und den Rechnungsstellungsprozess zu verbessern.

Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen sich über die technischen und rechtlichen Aspekte im Klaren sind, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sich mit E-Invoicing vertraut zu machen

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing, auch bekannt als elektronische Rechnungsstellung, beschreibt den Prozess des Austauschs von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern im digitalen Format. Im Gegensatz zu traditionellen papierbasierten Methoden werden hierbei keine physischen Dokumente erstellt. Stattdessen erfolgt der Austausch von Rechnungsdaten in elektronischer Form. Dabei müssen alle gesetzlichen Anforderungen, wie die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GOBD), beachtet und erfüllt werden.

Treiber der elektronischen Rechnungsstellung

Immer mehr Unternehmen setzen auf die elektronische Rechnungsstellung aus verschiedenen Gründen. Einerseits möchten Unternehmen von der Digitalisierung profitieren und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Andererseits gibt es auch gesetzliche Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, elektronische Rechnungen zu verwenden.

Früher haben vor allem größere Unternehmen wie Banken, Handels- und Industrieunternehmen die elektronische Rechnungsstellung eingesetzt und vorangetrieben. Aktuell setzen staatliche Akteure und große Unternehmen ihre Handelspartner zunehmend unter Druck, um den elektronischen Austausch von Rechnungen zu fördern. Dabei erkennen und nutzen auch immer mehr kleinere und mittelständische Unternehmen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in der Verbindung mit der Digitalisierung, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Vorteile von E-Invoicing

Die Einführung von E-Invoicing bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen wird die Effizienz gesteigert, da Arbeitsabläufe beschleunigt und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Dies führt zu einer signifikanten Kostenersparnis, da Ausgaben für Druck, Porto und Papier reduziert werden.

Darüber hinaus ermöglicht E-Invoicing eine schnellere Zahlungsabwicklung, da elektronische Rechnungen schneller versendet und empfangen werden können. Die elektronische Erfassung und Speicherung von Rechnungsdaten ermöglicht zudem eine einfache Nachverfolgung und Analyse von Zahlungsströmen. Dies trägt zu einer verbesserten finanziellen Transparenz bei und unterstützt die Liquiditätsplanung.

E-Invoicing trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis bei, sondern bietet auch ökologische Vorteile. Durch die Reduzierung von Papierverbrauch und CO2-Emissionen leistet es einen Beitrag zum Umweltschutz und fördert nachhaltige Geschäftspraktiken.

Darüber hinaus fungiert E-Invoicing als Katalysator für die Digitalisierung in Unternehmen. Es treibt den Übergang zu digitalen Prozessen voran und ermöglicht die Modernisierung von Geschäftsabläufen.

Nicht zuletzt tragen E-Invoicing-Systeme dazu bei, gesetzliche Anforderungen und steuerliche Vorschriften besser einzuhalten. Dies reduziert das Risiko von Strafen oder Bußgeldern und verbessert die Compliance.

Herausforderungen und Risiken

Die Einführung von E-Invoicing bringt auch einige Herausforderungen und Risiken mit sich, die Unternehmen beachten müssen. Die Nichteinhaltung von Standards und die Nichtumsetzung gesetzlicher Neuerungen sind bedeutende Herausforderungen und potenzielle Risiken im Zusammenhang mit E-Invoicing. Wenn Unternehmen die Standards für elektronische Rechnungsstellung nicht einhalten, können sie Schwierigkeiten bei der Interoperabilität mit anderen Systemen und Plattformen haben, was zu ineffizienten Prozessen und möglicherweise zu Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung führen kann.

Darüber hinaus können fehlende Maßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu rechtlichen Konsequenzen führen, wie beispielsweise Bußgelder oder Sanktionen seitens der Finanzbehörden. Insbesondere in Ländern, in denen die Einführung von E-Invoicing gesetzlich vorgeschrieben ist, ist es entscheidend, dass Unternehmen die geltenden Vorschriften genau befolgen, um Compliance zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Sicherheits- und Datenschutzbedenken im Zusammenhang mit der elektronischen Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsdaten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der übermittelten Daten zu schützen und die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Was ist eine elektronische Rechnung (Datenformat)?

Eine elektronische Rechnung, auch bekannt als E-Rechnung, ist ein Dokument, das elektronisch versendet und empfangen wird, wodurch die traditionelle Papierform obsolet wird. Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union müssen E-Rechnungen im strukturierten und einheitlichen Format gemäß der Europäischen Norm EN 16931 vorliegen. Diese Norm legt fest, dass die Rechnungsdaten strukturiert und die Datenfelder sowie -beschreibungen vordefiniert und standardisiert sind, um eine automatisierte Datenverarbeitung zu ermöglichen.

Die EN 16931-Norm basiert auf dem Konzept des „Semantic Web“, das eine nahtlose Verknüpfung von Daten und Informationen ermöglicht und somit eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten gewährleistet. Das Hauptziel dieser Norm besteht darin, die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden in der Europäischen Union zu verbessern.

Eine elektronische Rechnung, die gemäß dieser Norm erstellt wird, hat rechtlich dieselben Gültigkeit und Pflichten wie das traditionelle Papierdokument. Dies bedeutet, dass sie beispielsweise für den Vorsteuerabzug und andere steuerliche Zwecke anerkannt wird.

Die elektronischen Rechnung hat verschiedene Formen

Der Begriff „E-Rechnung“ wird häufig als Synonym für verschiedene Arten von Rechnungsformaten verwendet. Es gibt verschiedene Formen der elektronischen Rechnung, die im Folgenden erläutert werden.

  • Eine digitalisierte Rechnung entsteht durch die Digitalisierung einer Papierrechnung. In der Regel durch einen Scanprozess wie das OCR-Verfahren
  • Eine papierlose Rechnung: Dies sind elektronisch versendete Rechnungen in einem unstrukturierten Datenformat wie z.B. im PDF-Format
  • Strukturierte Rechnungsdaten: Dies sind elektronisch versendete Rechnungen in einem strukturierten Datenformat wie z.B. das Format XRechnung. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bezieht sich auf die Verwendung der strukturierten Datenformate für E-Rechnungen
  • Rechnungsbild mit Datensatz: Dies ist eine elektronisch versendete Rechnung, die eine Kombination aus einer papierlosen Rechnung und strukturierten Rechnungsdaten darstellt wie z.B. das Format ZUGFeRD. Dabei dient das Rechnungsbild als grafische Darstellung der strukturierten Daten. Der strukturierte Datensatz ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen.

Nachrichtenstandards für Rechnungsaustauschformate

In der Regel werden die Nachrichtenstandards für elektronische Rechnungen durch Branchenverbände, international agierenden Organisationen als auch von staatlichen Organisationen entwickelt, um sicherzustellen, dass verschiedene Systeme miteinander interoperabel sind. Ein konkretes Beispiel hierfür ist die Europäische Norm EN 16931, welche einheitliche Syntaxen und Semantiken für den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der europäischen Union definiert.

Beispiele für in Deutschland bekannte Rechnungsaustauschformate sind:

Universal Business Language (UBL 2.x)

Die Universal Business Language, abgekürzt UBL, ist ein XML-basiertes Austauschformat für Geschäftsdokumente. Das Format verfolgt den Zweck, den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den verschiedenen IT-Systemen und Organisationen zu standardisieren und zu erleichtern. Das Format UBL ist weltweit als Standard für die elektronische Rechnungsstellung verbreitet und wird von vielen Regierungen, Organisationen und Unternehmen eingesetzt. Es ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem es die Nachrichtenstruktur von Geschäftsdokumenten definiert und damit die Interoperabilität von IT-Systemen unterstützt.

Comité Européen de Normalisation (CEN/PC 434)

Die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union stellt einen rechtlichen Rahmen dar, der eine Standardisierung und Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung in der öffentlichen Beschaffung innerhalb der europäischen Union vorschreibt. Das Ziel besteht darin, die Effizienz, Transparenz und Interoperabilität in der öffentlichen Beschaffung zu erhöhen und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern. Die Entwicklung des Standards wurde der Europäischen Standardisierungsinstitution „CEN“ übertragen, welche in Zusammenarbeit mit Vertretern aus den verschiedenen EU-Mitgliedstaaten einen EU-weiten Standard für die elektronische Rechnungsstellung definiert hat. Die Einführung des EU-weiten Standards in der öffentlichen Beschaffung soll auch die Verbreitung des Standards im B2B-Bereich fördern. Derzeit wird ein neuer Standard CEN/PC 440 für die öffentliche Beschaffung entwickelt, der auf dem bereits existierenden Standard CEN/PC 434 aufbaut. Neben dem EU-weiten Standard gibt es auch länderspezifische Standards für die elektronische Rechnungsstellung, welche auf den EU-Standard CEN/PC-434 aufbauen und nationale Besonderheiten inkludiert. Beispiele für solche Nachrichtenformate sind das „BMF“ in Belgien, „Finvoice“ in Finnland, „FatturaPA“ in Italien, „ebInterface“ in Österreich, „facturae“ in Spanien, „Svefaktura“ und „SFTI“ in Schweden, „swissDIGIN“ in der Schweiz, „ISDOC“ basierend auf UBL in Tschechien, „UBLTR“ basierend auf UBL in der Türkei sowie die „XRechnung“ in Deutschland und viele weitere.

XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber der deutschen öffentlichen Hand, das auf der Norm EN 16931 der CEN/ISO-Normen basiert und das XML-Datenformat verwendet. Ziel der XRechnung ist, den Prozess des Austauschs von Rechnungen zwischen Unternehmen und Verwaltungen zu vereinfachen und zu automatisieren. Die Norm definiert ein einheitliches europäisches Datenmodell für elektronische Rechnungen und legt fest, welche Informationen in der elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, damit sie den rechtlichen Anforderungen der deutschen Gesetzgebung zur steuerlichen Anerkennung entsprechen. Um den Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber*innen in Deutschland gerecht zu werden, wurden einige optionale Felder der CEN-Norm zu Pflichtfeldern deklariert. Die elektronische Rechnungsstellung ist im Handel mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland aktuell ab einem Auftragswert von über tausend Euro verpflichtend, wobei das Format „XRechnung“ ein zulässiges Format der Rechnungsstellung darstellt. Darüber hinaus wird das Format auch zunehmend im B2B-Handel angewendet.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Die Entwicklung des ZUGFeRD-Standards war ein gemeinsames Projekt von Verbänden, Ministerien, dem VDA, Einzelhandelsunternehmen, dem Bankensektor und der Softwareindustrie, mit dem Ziel, den elektronischen Rechnungsaustausch auch kleineren Unternehmen zu ermöglichen. Der ZUGFeRD-Standard ermöglicht den Austausch von strukturierten Rechnungsdaten, die in einer PDF-Datei eingebettet sind, ohne dass spezielle technische Übermittlungsstandards erforderlich sind. Das Format basiert auf der Möglichkeit, beliebige Dateitypen in eine PDF/A-3-Datei einzubetten. Der Lieferant erzeugt zusammen mit der PDF-Rechnung eine maschinenlesbare Rechnung im XML-Format, die direkt in die PDF/A-3 Datei eingebettet wird. Dadurch kann die ZUGFeRD-Rechnung vom Empfänger*in wie gewohnt im PDF-Format bildlich gelesen werden, während die eingebettete XML computergestützt verarbeitet werden kann.

ZUGFeRD ist branchenunabhängig und kann auch von Behörden und öffentlichen Verwaltungen genutzt werden. In Deutschland wird das ZUGFeRD-Datenformat von Verwaltungen anerkannt, sofern es den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht.

Technischer Datenaustausch und Übertragungswege

Im Bereich des E-Invoicing werden verschiedene Technologien und Kommunikationsprotokolle eingesetzt, um den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen zu ermöglichen. Diese Protokolle dienen dazu, Daten sicher und zuverlässig zwischen IT-Systemen zu übertragen, unabhängig vom Inhalt der Daten.

Ein etabliertes Referenzmodell für Kommunikationsprotokolle ist das OSI-Schichtenmodell, das verschiedene Schichten definiert, um den Transport von Daten zu organisieren. Im Bereich des E-Invoicing werden Begriffe wie Datenfernübertragung (DFÜ) und Übertragungsprotokolle häufig verwendet, um den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zu beschreiben.

Im elektronischen Rechnungsaustausch haben sich im Laufe der Zeit bestimmte Kommunikationsprotokolle etabliert, die weit verbreitet sind und für verschiedene Anwendungsfälle genutzt werden. Diese Protokolle unterscheiden sich in ihren Sicherheitsmerkmalen, Methoden und Kosten. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die Sicherheit gelegt, um die Integrität und Vertraulichkeit der übertragenen Daten während des Austauschs zu gewährleisten.

Im Bereich des E-Invoicing gibt es verschiedene Übertragungswege, die für den elektronischen Austausch von Rechnungen genutzt werden. Einige Beispiele hierfür sind:

ÜbertragungswegBeschreibung
EDI (Electronic Data Interchange)Ein bewährter Übertragungansatz für den elektronischen Austausch von strukturierter Geschäftsdokumente zwischen Computersystemen verschiedener Unternehmen. EDI verwendet standardisierte Nachrichtenformate wie z.B. EDIFACT oder XRechnung und ermöglicht eine automatisierte und effiziente Kommunikation über gesicherte Netzwerke wie VANs (Value-Added Networks) oder direkt zwischen den Systemen der Handelspartner.
SOAP (Simple Object Access Protocol)SOAP ist ein Protokoll zur Kommunikation zwischen verteilten Anwendungen über standardisierte XML-Nachrichten. Es definiert ein Format für den Austausch von Nachrichten, die RPC-Anfragen und -Antworten enthalten, sowie Mechanismen für die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Kommunikation. SOAP wird oft in Web-Services verwendet, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen und komplexe Geschäftsanwendungen zu integrieren.
AS2 (Applicability Statement 2)AS2 ist ein Sicherheitsstandard für den sicheren Austausch von EDI-Nachrichten über das Internet. Es verwendet das HTTP-Protokoll für den Nachrichtentransport und digitale Zertifikate zur Authentifizierung und Verschlüsselung der Nachrichten. AS2 bietet eine sichere und zuverlässige Methode für den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern und wird häufig in Bereichen wie Beschaffung, Lieferkette und E-Commerce eingesetzt.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line)Peppol ist ein Netzwerk, das standardisierte Prozesse und Formate für den elektronischen Geschäftsdokumentenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Handelspartnern in Europa bereitstellt. Es basiert auf offenen Standards und ermöglicht eine nahtlose und effiziente Kommunikation über Grenzen hinweg.
Beispiele für Übertragungswege im Bereich des E-Invoicing

Archivierung von elektronischen Rechnungen

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, abgekürzt GOBD, regeln in Deutschland die Aufbewahrungspflichten elektronischer Rechnungen und aller steuerlich relevanten Dokumente. Die GOBD haben einen hohen Stellenwert bei der elektronischen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Bei Nichteinhaltung droht die Zurückweisung der gebuchten Posten und der Verlust der Vorsteuerabzugsmöglichkeiten.

Um den Anforderungen der GOBD gerecht zu werden, ist eine übersichtliche und gegliederte Verfahrensdokumentation notwendig. Die Verfahrensdokumentation muss von einem sachverständigen Dritten geprüft werden können und im Sinne der Belegfunktion darstellen, wie die Belege erfasst, verarbeitet, gebucht, ausgegeben und archiviert werden.

Eine Archivierung von elektronischen Rechnungen in Form eines Ausdrucks ist nicht zulässig, da in diesem Fall das Originaldokument nicht mehr vorliegt. Papierrechnungen können hingegen digitalisiert und das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren mithilfe der Verfahrensdokumentation vorab detailliert dokumentiert ist.

Elektronische Rechnungen, die beim Eingang in das Unternehmen in ein anderes Format konvertiert wurden, müssen im Original- sowie im konvertierten Format aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt gemäß § 14b (1) UStG in Deutschland 10 Jahre plus das laufende Geschäftsjahr. Innerhalb Europas variiert die Frist zwischen 3 und 10 Jahren. Die Europäische Union (EU) strebt eine Vereinheitlichung der Aufbewahrungsfristen an, welche bereits im Jahr 2010 durch die Richtlinie 2010/45/EU angestrebt wurde. Bisher wurde dieses Vorhaben jedoch nicht umgesetzt, sodass die Festlegung der Aufbewahrungsfrist weiterhin in der Verantwortung der einzelnen Mitgliedsstaaten liegt.

Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie eine geeignete Archivierungslösung implementieren, die den Anforderungen der GoBD entspricht und eine lückenlose Revisionssicherheit gewährleistet. Rechnungen müssen unverändert und fälschungssicher archiviert werden, indem sie direkt nach dem Eingang im Archiv abgelegt werden.


Fazit

Im Bereich des E-Invoicing gibt es zahlreiche Entwicklungen und Innovationen, die darauf abzielen, die Effizienz und Wirksamkeit elektronischer Rechnungsprozesse weiter zu verbessern. Neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und Blockchain werden zunehmend in E-Invoicing-Lösungen integriert, um die Automatisierung, Sicherheit und Vertraulichkeit von Rechnungsdaten zu verbessern.

Im globalen Kontext bietet E-Invoicing ein enormes Potenzial für die Vereinfachung und Standardisierung von Rechnungsprozessen über Ländergrenzen hinweg. Durch die Einführung gemeinsamer Standards und Interoperabilitätslösungen können Unternehmen internationale Handelsbeziehungen effizienter gestalten und das Risiko von Fehlern und Missverständnissen reduzieren.

Es wird erwartet, dass E-Invoicing auch in Zukunft ein starkes Wachstum und eine fortschreitende Entwicklung erleben wird. Prognosen legen nahe, dass die Nutzung von E-Invoicing-Plattformen in den kommenden Jahren weiter zunehmen wird, da Unternehmen vermehrt auf digitale Lösungen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse setzen.

Des Weiteren ist anzunehmen, dass sich gesetzliche Anforderungen und Standards weiterentwickeln und verschärfen werden, um die Sicherheit und Integrität von Rechnungsdaten zu gewährleisten und die Compliance zu verbessern.


Diese Informationen dienen nur zu Informationszwecken und stellen keine steuerliche Beratung dar. Bitte beachten Sie, dass sich die rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung derzeit schnell ändern können. Es ist ratsam, sich regelmäßig über aktuelle Gesetzesänderungen und rechtliche Anforderungen zu informieren, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftspraktiken den aktuellen Vorschriften entsprechen.